Städpulsen har varit verksamma sen 1991 och är ett Svanenmärkt företag som bedriver hushållsnära tjänster. Bolaget är sedan 2016 en del av PIMA-gruppen och finns idag representerade genom fem regionkontor från Stockholm till Malmö.
Vad anser du är viktigt när man funderar på att byta schemaläggnings- och affärssystem? Vad bör man tänka på och hur resonerade ni??
Företag med tillväxtambitioner hamnar förr eller senare i ett läge där verksamheten behöver ett system för att det inte längre går att administrera det manuellt. Oavsett storlek på verksamheten så är det alltid tidsmässigt ineffektivt att jobba manuellt, därav är min rekommendation till småföretagare inom branschen att investera i ett system från dag ett istället för att vänta.
I vårt fall, när vi tog beslutet att byta affärssystem så baserade vi valet både på verksamhetens behov idag samt våra framtida behov.
Valet av affärssystem baserade vi på verksamhetens viktigaste processer och säkerställde att samla dessa i ett och samma system för att slippa använda flera separata system.
Vi insåg snabbt att Tengella var ett mycket bredare och mer användarbart system eftersom vi kunde samla allt viktigt i ett system, vilket vi såg som en jättestor fördel. Detta är avgörande för att kunna leverera en bra och kvalitativ städtjänst, säger Samuel.
Att byta affärssystem är inget ett företag gör varje år,så vi valde Tengella eftersom vi då fick ett omfattande system som dessutom var framtidssäkrat. Det är ett system vi kan växa med, säger Samuel.
Varför valde ni att byta schemaläggnings- och affärssystem till Tengella från ert dåvarande system? Vilken eller vilka funktioner var avgörande för just er?
Framförallt för att Tengella är ett komplett system med fler funktioner som vi delvis saknade i vårt tidigare system. Dom funktionerna som var likvärdiga mellan vårt dåvarande system och Tengella är dessutom mer utbyggda och mycket flexiblare i Tengella. Att ta steget och byta gav oss större möjligheter än i vårt tidigare system där dessa var begränsade, säger Samuel.
Med Tengella har vi fått ett utökat stöd inom ärendehantering samtidigt som vi kan arbeta flexibelt med egna mallar för kvalitetskontroller. Tengella har även en mer avancerad offertfunktion med inbyggd e-signering exempelvis, likväl som en mer användarvänlig schemaläggare.
Du kan hantera hela kundresan i Tengella. Från offert och avtalssignering med kund till personalhantering, sedan uppföljning med kvalitetskontroller och avvikelsehantering i ett och samma program med en bra överblick säger Samuel.
Vi upplever att Tengella utvecklar systemet utifrån kundbehov och att dom som leverantör lyssnar på oss på våra behov samt att vi fått en bra support. Detta var också en viktig aspekt när vi valde att byta systemleverantör säger Samuel.
“Tengella var ett mycket bredare och mer användbart system eftersom vi kunde samla allt viktigt i ett enda system vilket vi såg som en
jättestor fördel. Detta är avgörande för att kunna leverera en bra och kvalitativ städtjänst.”
Nu när ni varit i drift ett tag, vilka funktioner i Tengella har främst hjälpt er att utveckla er verksamhet och på vilket sätt?
Tengella hjälper oss genom att vara ett övergripande stöd till den dagliga driftsledningen. Vi har en överblick på alla kunder eftersom allt om kunden och deras uppdrag finns samlat i systemet, samtidigt som vi enkelt kan administrera uppdragen i schemaläggaren.
Schemaläggaren är både lättarbetad och lättanvänd. Det är enkelt att göra olika former av schemaändringar såsom att flytta pass mellan olika personer och dagar likväl som att hantera av och ombokningar.
En annan viktig funktion för oss är Tengellas kvalitetskontroller. Vi kan skapa våra egna kvalitetskontrollmallar samtidigt som systemet hjälper oss planera när en kontroll ska utföras. Systemet varnar också om kontrollen förfaller enligt datumet den skulle ha utförts.
Tengella hjälper oss även genom ett enkelt knapptryck att sammanställda statistik och synliggöra vart vi som serviceföretag behöver förbättra oss.
Utöver dessa funktioner så har Tengellas ärendehantering varit avgörande för vår verksamhet. Vi har idag en kundtjänst som hanterar alla kundärenden och ser till så att uppföljning sker av rätt personer inom bolaget, samt i rätt tid så inte dessa faller mellan stolarna, säger Samuel.
Vilka av nämnda funktioner i Tengella anser ni är extra värdefulla för er som bedriver mycket hushållsnära verksamhet?
Tengellas timdebiteringsfunktion är väldigt smidig att använda på just hemstädningskunder.
Vid behov kan vi enkelt antingen radera eller korrigera timmarna i schemat som sedan justeras mot kundens faktura automatiskt vilket är väldigt smidigt säger Samuel.
Vi arbetar även med Google Maps restidsberäkning som är inbyggt i Tengellas schemaläggare vilket gör att vi får hjälp med att räkna ut korrekt restid mellan personalens uppdrag i schemat.
Dessutom så har vi gjort mycket integrationer mellan Tengella och vår hemsida. Kunderna kan dels logga in i Tengellas kundportal för att exempelvis se sina städtillfällen likväl som att begära offert. Dom kan även lägga beställningar via ett formulär där deras uppgifter om deras order och kontaktuppgifter skapas upp inne i systemet automatiskt från hemsidan, avslutar Samuel.