"Se affärssystem som en lönsam investering"
Med affärssystem får företagen bättre översikt och kontroll och kan fatta snabbare beslut i flera led, samtidigt som de säkerhetsställer att tjänsterna som utförs möjliggör god marginal och lönsamhet. Det menar Isabella Adolfsson, sälj- och marknadschef hos Tengella.
– Som företagare får du en bättre struktur i vardagen med effektivare processer vilket skapar tidsbesparing för samtliga. Bättre kontroll i den dagliga verksamheten ger i slutänden både nöjdare kunder, bättre tillväxt och ökad lönsamhet. Många serviceföretag försöker fortfarande hantera den dagliga driften manuellt, men det blir varken effektivt eller lönsamt och möjliggör inte tillväxt på ett hållbart och kontrollerat sätt, menar hon
– Företagen ser också ofta felaktigt på affärssystem som en kostnad i stället för en lönsam investering. Ett affärssystem frigör arbetstid som kan läggas på annat mer värdeskapande för verksamheten, som att få in nya kunder och att vårda befintliga. Då uppnås en positiv hävstångseffekt med investeringen, säger Isabella Adolfsson.
Ett affärssystem som samlar dagliga verksamhetsstyrningen hjälper inte bara att till att skapa standardiserade arbetsflöden som säkrar kvalitet och effektivitet, det säkerställer också att snabba puckar inte faller mellan stolarna
– I den här branschen uppstår ofta av- och ombokningar med kort varsel. Då är det viktigt att personalen snabbt får information om schemaändringar direkt i sin mobil, och att dessa schemaändringar är enkla och smidiga att hantera så att varken kundupplevelsen eller fakturan till kunden påverkas negativt.
Vilka funktioner är mest viktiga?
– Detta beror lite på bolagets storlek och inriktning, men att säkerställa en lättarbetad schemaläggare är avgörande då resursplaneringen är den stora utmaningen inom branschen generellt. Det är där lönsamheten och därmed också en stor del av både överblicken och kontrollen behöver finnas. Lönsamhet baseras trots allt på utförda timmar och intäkten för tjänsten, kontra personalkostnaden. I den kalkylen ingår ofta restid som tillkommande kostnad för företaget. Hon lägger till att förutom schemaläggaren så är möjligheten att budgetera tid på uppdragen en viktig funktion.
– Genom att använda budgeterad tid så säkrar företaget lönsamheten på uppdraget då användaren varnas vid marginalproblem i de fall den budgeterade tiden överskrids
När ett affärssystem väl är på plats vilka funktioner glömmer städbolagen, det lilla och det stora, att implementera?
– Att införa ett affärssystem är en långsiktig investering och innebär samtidigt en del förändringar i rutiner som en del av effektiviseringen. Vi rekommenderar därför att ta det bit för bit, med start där det ger mest effekt för att sedan trimma organisationen över tid, istället för att implementera hela systemet på en gång. När systemet är implementerat så har vi uppmärksammat att flertalet företag kan bli bättre på att göra regelbundna effektivitets- och lönsamhetsuppföljningar på olika nivåer.
Tengella firar tio år i år, hur har behoven förändrats över den här tiden?
– Vi är nu är inne i fas tre av att digitalisera städbranschen. Om fas ett handlade om att börja jobba digitalt och processbaserat med det mest basala som schemaläggning, fakturering och löneberedning, så handlade den andra fasen om att fortsätta effektivisera verksamheten inom andra områden. I tredje fasen ser vi en tydlig trend att både våra kunders slutkunder och personalen ställer allt högre digitaliseringskrav. Slutkunder är vana att göra mycket av sina ärenden digitalt via olika appar. Vi har därför fokuserat mycket av vår utveckling på funktioner som till stor del involverar våra kunders slutkunder, som utvecklandet av stöd för e-signering via BankID samt lanserat en mobilapp som våra kunder kan erbjuda till sina slutkunder. Vi har även, utöver SMS-avisering också infört stöd för push notiser för information till kunders och anställdas mobiler, stöd för Kivra samt utökat stöd inom Mobilkvittens för stämpling på plats.