HomeMaid startade sin verksamhet 1997 och har sedan dess utvecklats till att bli ett av Sveriges största städbolag inom hemservice. Bolaget finns representerat på ca 40 lokalkontor från Malmö i söder till Sundsvall i norr.
Hur skulle du beskriva HomeMaid som bolag och verksamhet?
– Homemaid är ett företag med en lång tradition i en relativt ny bransch. Även om Homemaid är rikstäckande så är vi väldigt måna om den lokala känslan ute i landet.
Stefan säger vidare att detta är en bransch som är oerhört personalintensiv, vilket gör att hela bolagets värde skapas genom serviceassistenterna ute på fältet. Detta är avgörande för kundnöjdheten. HomeMaid arbetar också aktivt för att vara den bästa arbetsplatsen.
Hur ser du på val av affärssystem för ett bolag i vår bransch?
– I något som är så otroligt verksamhetskritiskt, var det viktigt att välja ett affärssystem som var anpassat för vår verksamhet, vilket föregående system inte var. Systemet måste också vara enkelt att arbeta i för anställda på fältet, och kunna tillhandahålla korrekt och tillförlitlig information. Därför föll valet på affärssystemet Tengella, då systemet uppfyller alla dessa kriterier.
Vad har affärssystemet betytt för HomeMaid?
– Idag kan vi följa upp verksamheten och förstå varför saker och ting blir som dom blir, vilket gör att vi också kan planera vår verksamhet bättre för både personal och kunder. Detta just genom att Tengella är utvecklat för vår bransch.
Stefan menar att det inom branschen finns många olika faktorer som påverkar marginal och resultat, vilka är avgörande för att driva affären på ett effektivt sätt.
– Tengella effektiviserar oss i de flesta av våra processer, vilket vi alltid strävar efter för att bli framgångsrika. Vi är jättenöjda med Tengella då vi fått ett mycket bra verktyg och möjlighet att se in i verksamheten på ett nytt och bättre sätt.
“Tengella effektiviserar oss i de flesta av våra processer, vilket vi alltid strävar efter för att bli framgångsrika”
Hur ser era verksamhetsplaner ut framöver, vad blir nästa steg?
– Vi, liksom dom flesta inom branschen har påverkats av denna oerhört tragiska pandemi. Emellertid är vår bedömning som bolag att det värsta är över och att vi som lag har blivit starkare snarare än svagare, eftersom denna kris har tvingats oss att bli bättre på interna processer, effektivisera och strukturera. Så nu när vi går in i hösten och blickar mot nästa år ser vi positivt på läget trots omständigheterna.
– Något som också är spännande är att branschen är relativt ny vilket gör att det finns mycket att utveckla för både oss som bolag och bransch vilket är motiverande.
Här spelar affärssystemet Tengella en viktig roll menar Stefan, hans förhoppning och förväntan är att Tengella fortsätter att driva utvecklingen för branschen för att hjälpa Homemaid och övriga kollegor i branschen att bli ännu vassare.
– Det finns mycket av Tengellas nya funktioner vi ser fram emot att ta hjälp av, såsom en mobilapp som alla våra kunder kan använda, bokningshjälp med kartor, ny version av webborder och nya schemavyer för att öka effektiviteten ännu mer, avslutar Stefan.
Intervju med Linda Landström, business controller på HomeMaid
Vilka skillnader ser du i verksamheten i jämförelse med ert tidigare affärssystem?
– I jämförelse med tidigare system så är det mycket enklare för oss nu att få ut relevant information från systemet, genom färdiga rapporter och i exporterat format som Excel. Även faktureringen har blivit mycket effektivare. Vi kan till exempel fortsätta att tillmötesgå kundernas olika behov avseende hur dom vill få sin faktura. Det interna arbetet har blivit betydligt enklare och effektivare.
Linda säger vidare att nuvarande system är ett verktyg för hela organisationen, då det hjälper dom att bli mycket effektivare, titta på rätt saker och få ett grepp om de enormt många kunder de har. Något som är helt avgörande för Linda i hennes roll.
Hur har valet av affärssystem påverkat effekti-viteten i driften och era serviceassistenter?
– För oss och andra bolag i branschen är effektiv och bra schemaläggning det centrala i verksamheten.
Därför är det viktigt att schemaläggaren tillhanda-håller bra information om kunden direkt i schemat och att vi snabbt kan komma vidare till det vi behöver se i schemat, samtidigt som det är enkelt att göra schemaändringar. Detta är en stor skillnad jämfört med det förra systemet vi hade, säger Linda.
– En annan viktig funktion är att våra service-assistenter på fältet kan arbeta i Tengellas mobilvy där dom kan se sitt schema och arbetsinstruktioner och rapportera tillbaka vilket är fantastiskt bra säger Linda. Om kunden vill ändra något med sin städning så kan man bara uppdatera denna information och den blir uppdaterad direkt i assistentens mobilvy.
“Effektiv och bra schemaläggning är det centrala i verksamheten”
– Vi har med Tengellas hjälp fått mycket bättre överblick av vår personalbeläggning, så att personalen har fulla scheman, bättre nyckelhantering med mera. När kunder avbokar ett eller flera tillfällen så är det enkelt i Tengella att uppdatera schemat. Detta är till stor hjälp, speciellt under dom rådande omständigheterna där antalet avbokningar/ombokningar till viss del har ökat, avslutar Linda.