Lösningar
Kunder
Säljstöd
Alla företag arbetar med försäljning och behöver därför få full kontroll på företagets potentiella affärer och pågående kunddialoger.
I Tengellas finns det därför flera funktioner för optimalt stöd i det dagliga försäljning och marknadsföringsarbetet:
- Prospekthantering för överskådlig hantering av potentiella affärer och aktuella kunddialoger
- Händelser för stödnoteringar från kunddialoger och för överskådlig uppföljning av kunddialoger
- Offerthantering med offertmallar för effektivt arbete kring skapande och uppföljning av offerter
- CRM Dashboard för snabb överblick på potentiella affärer och prospekts
- Kampanjutskick med avancerad filtrering för att få fram en anpassad utskickslista till kunder och personal för mail, brev eller smsutskick.
Som en utökad funktion till Tengellas CRM så har vi även e-signering för digital signering av exempelvis offerter och avtal.
Prospekthantering
För aktiv nykundsbearbetning så har Tengella stöd för att ni ska kunna hantera både importerade adressregister och även prospekt dvs potentiella kunder.
I våra importlistor och prospektlistor så kan ni medhjälpt av olika filtreringar tagga upp potentiella kunder med relevant information för bättre översikt och uppföljning samtidigt ni kan skriva in noteringar och skapa händelser för framtida uppföljning.
Vid eventuell försäljning mot kunden så kan ni sedan på ett enkelt sätt omvandla ett prospektkort till kundkort för effektiv administration.
Kampanjutskick
Tengellas kampanjutskick är en funktion där ni på ett flexibelt sätt kan filtrera fram rätt målgrupp att göra utskick till baserat på flertalet avancerade filtreringar, exempelvis:
- Filtrering på kunder som köpt alternativt inte köpt en viss tjänst eller produkt inom en viss tidsperiod
- Filtrering på kontakter som har angiven e-postadress
- Filtrering på olika typer av kontaktpersoner angivna på kund respektive prospektkort
- Filtrering på importerade register/prospekts som finns inom ett visst geografiskt område
- Filtrering på alla anställda alternativt en viss personalgrupp för att nå ut med företagsinformation om semester etc.
Detta innebär att ni kan göra massutskick både till personal, importerade register, prospekt och kunder.
Funktionen stödjer både utskick via e-post, brev samt sms.
Massutskick via e-post och sms är två av Tengellas tilläggstjänster där det utgår en viss debitering baserat på antalet e-post/smsutskick ni gör under en viss period via kampanjfunktionen.
Offerthantering
Med Tengellas offerthantering så får ni ett enkelt och effektivt försäljningsflöde.
Offerthanteringen inkluderar både listor samt rapporter över era offerter och dess status för enkel och överskådlig uppföljning av försäljningsläget.
Med hjälp av Tengellas offertmallar så kan ni på ett snabbt sätt skapa nya offerter genom att välja rätt mall för rätt tjänst och produkt. Alla artiklar, tjänster och vald offertext från offertmallen fylls i per automatik.
Skapade offerter kan ni sedan skicka från Tengella till kundens mailadress där ni även har möjlighet att bifoga bilder och bilagor till offerten om så önskas.
Vid godkänt offert så kan man enkelt omvandla offerten till en arbetsorder där offertraderna istället blir fakturarader.
Som en utökad funktion till offerthantering så har vi även e-signering för digital signering av just offerter och avtal.
Händelser
Händelser är en övergripande funktion i Tengella som hjälper er att dokumentera noteringar utifrån dialoger som ni haft både med kunder och anställda där ni även har möjlighet att sätta ett uppföljningsdatum.
Händelser är därför något ni kan använda både i försäljningssyfte likväl som i uppföljningssyfte med er personal.
Alla händelser som en användare har kan man sedan enkelt se och filtrera i en händelselista för att få överblick på framtida händelser som behöver uppföljning inom ett visst datum.
Timbank
Timbank är ett sätt att ta vara på de timmar som era kunder med fast pris per månad faktureras för trots avbokningar. När en avbokning sker så vill kanske kunden kompenseras med något likvärdigt genom att boka en extra städning istället för att få en kreditfaktura.
- Enkelt att starta igång med Timbank
- Uttag ur timbank kan ske enkelt via schemaläggning och arbetsorder
- Ni kan följa upp befintligt timbankssaldo per kund
Personal
Schemaläggning
Tengella är ett affärssystem för serviceföretag med schemaläggning är navet. Vår erfarenhet säger att schemaläggningen är ett av verktygen för att bli bättre än sina konkurrenter. Schemaläggningen i Tengella är förankrad i verkliga situationer som uppstår i den dagliga verksamheten, och för varje sådant scenario finns unikt stöd för att hantera det i Tengellas schemaläggare. Varje unikt schematillfälle är kopplat mot sitt respektive uppdrag, inklusive uppdragets prissättning, varpå fakturorna till kund blir korrekt även fast användarna ändrar om i schemaläggaren. Uppdraget är även kopplat mot personens anställningsavtal, inklusive personens arbetstidsschema. Det gör att personens lön blir korrekt inklusive lönearter, vilket gör att användarna sparar väldigt mycket tid.
Några exempel på funktioner:
- Schemaläggning med valfria datum, olika frekvenser, olika antal personer – Kopplat till kund, projekt/objekt, uppdragstyp och uppdrag
- Många schemavyer beroende på vad som är optimalt för användaren och scenariot som ska hanteras
- Filtrering för att hitta rätt personer
- Automatisk funktionalitet för att ta fram bäst lämpad person baserat på väldigt många kriterier och kombinationer av dessa
- Avståndsbedömningsstöd
- Flexibelt ändring-, avbokning- och ombokningsstöd baserat på riktiga verklighetsscenarier
- Informationshantering per schematillfälle
- SMS-avisering, ombokning och avbokning
- Frånvarohantering vid t ex sjukdom och semester inkl. stöd för att hitta ersättare
- Hantering av tillfällen som saknar utförare (obokade tillfällen) – Hantering av uppdrag som behöver hanteras (t ex köande arbetsorder)
- Filtreringar och sökning på t ex Regioner, Arbetsledare, datum e t c
- Kommunikation med personal via mobiltelefon, epost eller utskrift
- Låsning/varning för uppdrag som ej får flyttas
Tidrapportering
Tengella har ett väl genomtänkt och smidigt stöd för att återrapportera utförda jobb. Utföraren får information om schemat inklusive vad som ska göras. Detta sker på flera sätt och effektivast är att ta del av informationen i mobilen där också återrapportering registreras. Tidrapportering är antingen en avvikelseregistrering mot det schemalagda eller tidrapportering av ej schemalagd tid. Alla tidrapporter samlas i en attestfunktion i Tengella där ansvarig person kan hantera rapporterade tider, med eventuellt jämförelse mot det schemalagda och hantera avvikelser (t ex för beslut om fakturering och lön). I attestfunktionen finns även mycket annan funktionalitet för att underlätta för den ansvariga personen att hantera tider och andra saker som är av betydelse för senare delar av den administrativa processen.
Tidsrapporteringen är anpassad för städfirmor, flyttfirmor och liknande tjänsteföretag.
Mobilapplikation
Tengella erbjuder mobilstöd för att förenkla och effektivisera för användarna och er organisation. En del i detta är en funktionsrik mobilhantering. Användaren kan enkelt utanför kontoret tillgodogöra sig information, men även ha stöd för många nödvändiga funktioner på fältet samt återrapportera. Varje användare får endast tillgång till den information och funktioner som administratören av systemet beslutat. En utförare ska kanske ha tillgång till mindre funktioner än en arbetsledare.
Exempel på några funktioner i mobilstöd:
- Schema per dag, vecka
- Uppdragsbeskrivning
- Kartfunktion
- Återrapportering
- Byta personal
- Kontaktsökning
- Sjukanmälan
- Sökning av ledig personal
- Kvalitetsavvikelsehantering
- Reseräkning
- Hantering av köande arbetsorder
- Skapa kund, projekt och arbetsorder
- Digitala Kvalitetskontroller
- Dokumenthantering
- Nyckelhantering
- Materialhantering
Kompetens & utbildning
Genom att registrera vilken kompetens och utbildning er personal har i Tengella kan ni genom urval i schemaläggaren söka fram lämplig personal för det aktuella uppdraget. Ni kan även följa upp utbildningar som ska genomföras av er personal.
- I schemaläggaren kan ni enkelt söka fram personal med specifik Kompetens eller Utbildning
- Följa upp genomförda och framtida utbildningar
Dokumenthantering
Med en digital dokumenthantering så kan ni på ett säkert sätt fördela vilka dokument som personalen ska kunna se i deras digitala schema, samt vilka dokument ni vill lagra internt i systemet. Ni kan spara både dokument och bilder i systemet.
- Spara kundavtal direkt på kundkortet
- Spara signerade anställningsavtal
- Hitta samtliga dokument och bilder på ett och samma ställe
Tvåfaktorsautentisering
För ökad säkerhet erbjuder Tengella tvåfaktorsautentisering vid inloggning som ett komplement till de ordinarie inloggningsuppgifterna.
Tvåfaktorsautentisering, även benämnt som tvåstegsinloggning innebär att en identitetskontroll görs med hjälp av två skilda former av information. Detta förhindrar IT-kriminella från att få åtkomst till era användares konton, även om de skulle lyckas knäcka lösenordet.
Tvåfaktorsautentisering höjer därmed organisationens säkerhet genom att det inte längre räcker med bara användarnamn och lösenord för att logga in i Tengella.
I Tengellas kan du välja att förstärka inloggningssäkerheten medhjälp av två olika metoder.
Antingen engångskod via SMS eller medhjälp av extern s.k. ”Authenticator app”, exempelvis Microsoft Authenticator eller Google Authenticator som finns att ladda ner där appar finns. Ni kan välja att aktivera endast en eller båda av dessa metoder vilka då gäller för alla användare inom organisationen.
Ekonomi
Kundreskontra
Tengella erbjuder en mycket kraftig faktureringsmodul, men starkt stöd och hantering per uppdragstyp. På Kundformuläret finns det ett flertal parametrar för att ställa in hur en viss kund vill ha sina fakturor och i kombination med inställningar i systemet så kombinerar man en effektiv fakturering med djup funktionalitet.
Man kan också, förutom att registrera kundinformation även koppla olika projekt/objekt till kunden där ytterligare information registreras. Detta är t ex väldigt vanligt förekommande i vissa branscher så som städbranschen när det gäller företagsstäd och städning mot offentlig verksamhet (kommuner/skolor). Per projekt kan man även hantera flertalet uppdrag och prismodeller. När detta sedan schemaläggs och tidrapporteras kan sedan fakturor skapas upp väldigt snabbt och de blir också såsom kunden vill ha det. Exempel på det är att en kund vill ha alla projekt/objekt på en faktura medan en annan kund vill dela upp det.
Utöver detta flöde som innebär flexibilitet och många möjligheter finns en rad andra funktioner såsom datum per utförandetillfälle, fullt stöd för Rut och Rot hantering.
När det gäller avtalsfakturering erbjuder Tengella sannolikt ett av affärssystemsbranschens bästa funktionalitet, där många möjligheter finns beroende på önskat upplägg. Det finns även flera möjligheter att koppla detta till olika typer av scheman och schemaläggning.
Tengella skapar även upp konteringsunderlag och har konteringsstöd, förutom konto så finns i stort sett möjlighet till obegränsat antal kontodimensioner (k-ställe. k-bärare, projekt m fl), detta läggs automatiskt i en s k ”SIE-4 fil” och importeras smidigt till bokföringssystemet.
Distribution av fakturor
Det finns flera sätt i Tengella att distribuera fakturor till kund, vilket ställs in per kund och vid själva distributionen finns stöd för att Tengella distribuerar fakturorna på korrekt sätt så att användaren inte behöver tänka på det och minimerar således administrationen för användaren:
- Traditionell egen utskrift på papper
- E-posta fakturor
- Utskriftstjänst där vår underleverantör skriver ut, kuverterar, frankerar och skickar fakturorna
- E-faktura
Materialhantering
I modulen materialleverans kan användaren enkelt och effektivt registrera material som ska vidarefaktureras till kund eller som bara ska anses vara kostnad för uppdraget. Detta kan även kompletteras med inköpsstöd genom Tengellas Inköpsmodul.
- Kombinerar man detta med Tengellas mobilfunktionalitet där stöd finns för materialhantering ute på projekten/objekten, har man skapat ett väldigt effektivt flöde.
- Tengella erbjuder även att skapa integrationer med era materialleverantörers system för att ytterligare förenkla och effektivisera, vilket vi gjort med stor framgång hos vissa Tengella användare.
Löneberedning
Ett stort och tungt arbetsmoment för tjänsteföretag är oftast när lönerna ska skapas varje månad. Därför har vi tillsammans med många kunder tagit fram en modell för att minimera arbetet varje månad det är dags för löneberedning. Med hjälp av Tengellas unika kombination av arbetstidsscheman, kollektivavtalsfunktion, parametrar i inställningarna samt mappning mot schematillfällen samt tidrapport, så följer informationen med i de olika processerna till slutstationen, Löneberedningen, vilket då blir ett mycket enkelt förfarande. Löneansvarig gör då en körning där Tengella räknar ut korrekta lönearter för respektive person. Detta skickas sedan med i filen till ert lönesystem, som endast behöver komplettera med t ex semester och skatt.
Tengella är inte ett lönesystem, och har i dagsläget således inte en lönemodul, men Tengella gör det viktiga och omfattande förarbetet genom att räkna ut lönearter. Syftet är att göra det effektivt för användaren vid löneberedningen samt att det ska blir korrekta löner.
Uppföljning
Kvalitetskontroller
Med digitala kvalitetskontroller kan ni effektivt jobba med förbättringar kring era tjänster och ta fram snittbetyg som visar vad som behöver förbättras i städningen hos kund. Det är även ett sätt att följa upp positiva värden för att ta med er kunskapen vidare internt.
Ett exempel är ifall man har gjort en flyttstädning och ska göra en sista kontroll, då kan man tillsammans med kunden gå igenom varje rum och sedan kan båda parter signera kontrollen digitalt.
- Öka er servicegrad och kvalitet mot både nya och befintliga kunder
- Kvalitetskontrollerna finns digitalt sparande i systemet och kan även mejlas iväg
- Uppföljningar av betygsvärden under valfria perioder
Avvikelsehantering
Efterkalkyler & statistik
För att ha full kontroll på verksamheten så har Tengella flera former av prognoser, rapporter och efterkalkyler som ert företag kan arbeta med för att följa upp verksamheten ur olika perspektiv på ett proaktivt sätt. Statistiken som presenteras i dessa rapporter baseras på underlaget från tidrapportering, fakturering och löneberedning och kan visualiseras både i enklare grafer samt detaljerade rapporter med specifika urval.
Exempel på rapporter:
- Lönsamhetsrapporter för att följa upp lönsamheten på en viss produkt, tjänst eller kund
- Faktureringsrapport för prognostisering av kommande fakturering baserat på framtida tjänster som ska utföras enligt schemat
- Beläggningsrapporter för olika former av statistik kopplat till er personal
- Försäljningsstatistik för att följa upp resultatet på tjänster och produkter
- Kvalitetskontrollrapporter för att följa upp snittbetyg och resultat på utförda kvalitetskontroller
- Ekonomisk översikt i dashboardformat för redovisning av omsättning, fakturering per tjänst m.m.
Ärendehantering
Se till att ha full kontroll på alla kundserviceärenden och kundkommunikation som kommer in från hemsida, telefon och email genom att ha allt samlat på ett och samma ställe – I Tengellas Ärendehantering. Ni kan även integrera Ärendehanteringen till en digital kundportal för era företagskunder och en mobilapp, Mina Städtjänster, för era privatkunder.
- Effektivt sätt att kommunicera med kunder och prospekts
- Effektivt sätt att kommunicera internt med er personal
- Säkerställer att viktiga ärenden hanteras av rätt person i er organisation