Løsninger

Prospect management for oversiktlig håndtering av potensielle forretninger og nåværende kundedialoger
Hendelser for støtte for notater fra kundedialoger og for transparent oppfølging av kundedialoger
Tilbudshåndtering med tilbudsmaler for effektivt arbeid rundt oppretting og oppfølging av tilbud
CRM Dashboard for rask oversikt over potensielle kunder og potensielle kunder
Kampanjeutsendelser med avansert filtrering for å produsere en tilpasset adresseliste til kunder og ansatte for utsendelser via e-post, brev eller SMS.

Som en utvidet funksjon til Tengellas CRM har vi også e-signering for digital signering av for eksempel tilbud og kontrakter.

Håndtering av prospekt

For aktiv nykundebehandling har Tengella støtte for at du skal kunne håndtere både importerte adresseregistre og prospekter, det vil si potensielle kunder.

I våre importlister og prospektlister kan du bruke ulike filtre til å merke potensielle kunder med relevant informasjon for bedre oversikt og oppfølging, samtidig som du kan legge inn notater og opprette hendelser for fremtidig oppfølging.

Ved et eventuelt salg til kunden kan du enkelt konvertere et prospektkort til et kundekort for effektiv administrasjon.

Kampanjens tilstand

Tengellas kampanjeutsendelse er en funksjon der du fleksibelt kan filtrere riktig målgruppe å sende utsendelser til, for eksempel basert på flere avanserte filtre:

Filtrering på kunder som har kjøpt eller ikke kjøpt en bestemt tjeneste eller et bestemt produkt i løpet av en bestemt tidsperiode
Filtrering på kontakter som har en spesifisert e-postadresse
Filtrering på ulike typer kontaktpersoner som er angitt på kunde- og prospektkort
Filtrering på importerte registre/prospekter som befinner seg i et bestemt geografisk område
Filtrering på alle ansatte eller en spesifikk personalgruppe for å nå ut med bedriftsinformasjon om ferier osv.

Det betyr at du kan sende masseutsendelser til ansatte, importerte poster, potensielle kunder og kunder.

Funksjonen støtter både sending via e-post, brev og SMS.

Masseutsendelse av e-post og tekstmeldinger er to av Tengellas tilleggstjenester der det er en viss kostnad basert på antall e-poster/tekstmeldinger du sender i løpet av en viss periode via kampanjefunksjonen.

Administrasjon av tilbud

Med Tengellas tilbudshåndtering får du en enkel og effektiv salgsflyt.
Tilbudshåndtering omfatter både lister og rapporter over tilbudene dine og deres status, slik at du enkelt og oversiktlig kan følge med på salgssituasjonen.

Ved hjelp av Tengellas tilbudsmaler kan du raskt opprette nye tilbud ved å velge riktig mal for riktig tjeneste og produkt. Alle varer, tjenester og valgt tilbudstekst fra tilbudsmalen fylles inn automatisk.

Opprettede tilbud kan deretter sendes fra Tengella til kundens e-postadresse, der du også har mulighet til å legge ved bilder og vedlegg til tilbudet hvis ønskelig.
Hvis tilbudet godkjennes, kan du enkelt konvertere det til en arbeidsordre der tilbudslinjene i stedet blir til fakturalinjer.

Som en utvidet funksjon til tilbudshåndtering har vi også e-signering for digital signering av anbud og kontrakter.

Hendelser

Hendelser er en omfattende funksjon i Tengella som hjelper deg med å dokumentere notater basert på dialoger du har hatt med både kunder og medarbeidere, der du også har mulighet til å sette en oppfølgingsdato.

Arrangementer er derfor noe du kan bruke både i salgsøyemed og til oppfølging av medarbeiderne dine.

Alle hendelser som en bruker har, kan deretter enkelt vises og filtreres i en hendelsesliste for å få en oversikt over fremtidige hendelser som må følges opp innen en bestemt dato.

Timbank

Timebank er en måte å utnytte de timene som kundene dine med fastpris per måned blir fakturert for til tross for avbestillinger. Når en kunde avbestiller, kan det være at kunden ønsker å bli kompensert med noe tilsvarende ved å bestille en ekstra rengjøring i stedet for å få en kredittfaktura.

Enkelt å komme i gang med Timbank
Uttak fra timebanken kan enkelt gjøres via planlegging og arbeidsordre
Du kan følge opp den eksisterende timebanksaldoen per kunde

Personell

Planlegging

Tengella er et forretningssystem for servicebedrifter med planlegging i sentrum. Vår erfaring er at planlegging er et av verktøyene for å utkonkurrere konkurrentene. Planleggingen i Tengella er forankret i reelle situasjoner som oppstår i den daglige driften, og for hvert slikt scenario finnes det unik støtte for å håndtere det i Tengellas planleggingsverktøy. Hvert unike planleggingstilfelle er knyttet til det respektive oppdraget, inkludert oppdragets prising, slik at fakturaene til kunden blir korrekte selv om brukerne endres i planleggeren. Oppdraget er også knyttet til personens arbeidskontrakt, inkludert personens arbeidsplan. Dette sikrer at personens lønn er korrekt, inkludert lønnsarter, noe som sparer brukerne for mye tid.

Noen eksempler på funksjoner:

Planlegging med valgfrie datoer, ulike frekvenser, ulikt antall personer - knyttet til kunde, prosjekt/objekt, oppgavetype og oppgave
Mange tidsplanvisninger, avhengig av hva som er optimalt for brukeren og det scenariet som skal håndteres
Filtrering for å finne de rette personene
Automatisk funksjonalitet for å identifisere den best egnede personen basert på mange kriterier og kombinasjoner av disse
Støtte til vurdering på avstand
Fleksibel støtte for endring, avbestilling og ombooking basert på reelle scenarier
Informasjonshåndtering per diagramsak
SMS-varsling, ombooking og avbestilling
Fraværshåndtering ved f.eks. sykdom og ferie, inkludert hjelp til å finne en vikar
Håndtering av muligheter uten leverandør (ubookede muligheter) - Håndtering av oppdrag som må håndteres (f.eks. arbeidsordrer i kø)
Filtrering og søk etter f.eks. regioner, veiledere, datoer osv.
Kommunikasjon med ansatte via mobiltelefon, e-post eller utskrift
Lås/advarsel for jobber som ikke kan flyttes

Tidsrapportering

Tengella har en gjennomtenkt og fleksibel støtte for tilbakerapportering av utførte jobber. Entreprenøren får informasjon om tidsplanen, inkludert hva som skal gjøres. Dette gjøres på flere måter, og det mest effektive er å få tilgang til informasjonen på mobiltelefonen, der det også registreres tilbakemeldinger. Tidsrapporteringen er enten en avviksregistrering mot det planlagte eller tidsrapportering av ikke planlagt tid. Alle tidsrapporter samles i en autorisasjonsfunksjon i Tengella der den ansvarlige kan administrere innrapporterte tider, med mulighet for sammenligning mot planlagt og avvikshåndtering (f.eks. for beslutninger om fakturering og lønn). Autorisasjonsfunksjonen inneholder også mye annen funksjonalitet som gjør det enklere for den ansvarlige å administrere tider og andre ting som er av betydning for senere deler av den administrative prosessen.

Tidsrapporteringen er skreddersydd for rengjøringsfirmaer, flyttebyråer og lignende servicebedrifter.

Mobil applikasjon

Tengella tilbyr mobil støtte for å forenkle og effektivisere for brukerne og organisasjonen din. En del av dette er en funksjonsrik mobiladministrasjon. Brukeren kan enkelt få tilgang til informasjon utenfor kontoret, men også støtte mange nødvendige funksjoner ute i felten og rapportere tilbake. Hver bruker vil kun ha tilgang til den informasjonen og de funksjonene som systemets administrator har bestemt. En utførende kan ha tilgang til færre funksjoner enn en arbeidsleder.

Eksempler på noen av funksjonene i mobilstøtten:

Planlegg etter dag, uke
Oppdragsbeskrivelse
Kartfunksjon
Rapporterer tilbake
Bytte av medarbeidere
Kontaktoppsporing
Sykemelding
Søk etter tilgjengelige medarbeidere
Håndtering av kvalitetsavvik
Reiseutgifter
Håndtering av arbeidsordrer i kø
Opprett kunde-, prosjekt- og arbeidsordrer
Digitale kvalitetskontroller
Dokumenthåndtering
Nøkkelhåndtering
Materialhåndtering

Ferdigheter og opplæring

Ved å registrere personalets kompetanse og opplæring i Tengella, kan du bruke planleggeren til å finne egnet personale til den aktuelle jobben. Du kan også følge opp opplæringsprogrammer som skal gjennomføres av dine ansatte.

I planleggeren kan du enkelt søke etter medarbeidere med spesifikke ferdigheter eller opplæring
Følge opp gjennomførte og fremtidige opplæringsprogrammer

Dokumenthåndtering

Med et digitalt dokumenthåndteringssystem kan du på en sikker måte fordele hvilke dokumenter de ansatte skal kunne se i sin digitale kalender, samt hvilke dokumenter du ønsker å lagre internt i systemet. Du kan lagre både dokumenter og bilder i systemet.

Lagre kundekontrakter direkte på kundekortet
Lagre signerte arbeidsavtaler
Finn alle dokumenter og bilder på ett sted

To-faktor autentisering

For økt sikkerhet tilbyr Tengella tofaktorautentisering ved innlogging som et supplement til de vanlige påloggingsopplysningene.

Tofaktorautentisering, også kjent som totrinnsinnlogging, innebærer å verifisere identiteten ved hjelp av to ulike former for informasjon. Dette hindrer nettkriminelle i å få tilgang til brukernes kontoer, selv om de skulle klare å knekke passordet.
Tofaktorautentisering øker dermed sikkerheten i organisasjonen ved å eliminere behovet for brukernavn og passord for å logge inn på Tengella.

I Tengellas kan du velge å styrke påloggingssikkerheten på to ulike måter.
Enten en engangskode via SMS eller ved hjelp av en ekstern såkalt "Authenticator-app", for eksempel Microsoft Authenticator eller Google Authenticator, som kan lastes ned der det finnes tilgjengelige apper. Du kan velge å aktivere bare én eller begge disse metodene, som da gjelder for alle brukere i organisasjonen.

Økonomi

Kundefordringer

Tengella tilbyr en svært kraftig faktureringsmodul, men sterk støtte og styring per oppdragstype. På kundeskjemaet finnes det flere parametere for å angi hvordan en bestemt kunde vil ha sine fakturaer, og kombinert med innstillinger i systemet kombinerer du effektiv fakturering med dyp funksjonalitet.

I tillegg til å registrere kundeinformasjon kan du også knytte ulike prosjekter/objekter til kunden der ytterligere informasjon registreres. Dette er for eksempel svært vanlig i enkelte bransjer som renholdsbransjen når det gjelder bedriftsrenhold og renhold for offentlig virksomhet (kommuner/skoler). Per prosjekt kan du også håndtere flere oppdrag og prismodeller. Når dette så er planlagt og tidsrapportert, kan fakturaer opprettes veldig raskt, og de vil også være slik kunden ønsker det. Et eksempel på dette er at en kunde ønsker alle prosjekter/objekter på én faktura, mens en annen kunde ønsker å splitte det opp.

I tillegg til denne flyten, som byr på fleksibilitet og mange muligheter, finnes det en rekke andre funksjoner som dato per kjøring, full støtte for Rut og Rot-styring.

Når det gjelder kontraktsfakturering, tilbyr Tengella sannsynligvis en av de beste funksjonalitetene i bransjen, med mange muligheter avhengig av ønsket oppsett. Det finnes også flere muligheter for å koble dette til ulike typer tidsplaner og planlegging.

Tengella oppretter også regnskapsbilag og har regnskapsstøtte, i tillegg til kontoer er det praktisk talt mulighet for et ubegrenset antall kontodimensjoner (k-sted. k-bærer, prosjekt osv.), dette legges automatisk til i en såkalt "SIE-4-ledning" og importeres sømløst inn i regnskapssystemet.

Distribusjon av fakturaer

Det finnes flere måter i Tengella å distribuere fakturaer til kunder på, som stilles inn per kunde, og under selve distribusjonen er det støtte for at Tengella distribuerer fakturaene riktig, slik at brukeren ikke trenger å tenke på det og dermed minimerer administrasjonen for brukeren:

Tradisjonelt selvtrykk på papir
Sende fakturaer via e-post
Tjeneste for utskrift av fakturaer
E-faktura
Avtalegiro
Kivra

Materialhåndtering

I materialleveransemodulen kan brukeren enkelt og effektivt registrere materialer som skal viderefaktureres til kunden, eller som kun skal regnes som en kostnad for oppdraget. Dette kan også suppleres med innkjøpsstøtte gjennom Tengellas innkjøpsmodul.

Kombinerer du dette med Tengellas mobilfunksjonalitet, som støtter materialhåndtering på prosjektene/objektene, har du skapt en svært effektiv flyt.
Tengella tilbyr også å lage integrasjoner med materialleverandørenes systemer for å forenkle og effektivisere ytterligere, noe vi har gjort med stor suksess hos noen av Tengellas brukere.

Utarbeidelse av lønn

En stor og tung arbeidsbelastning for servicebedrifter er ofte når lønnen skal opprettes hver måned. Derfor har vi sammen med mange kunder utviklet en modell for å minimere arbeidet hver måned når det er tid for lønnsutarbeidelse. Ved hjelp av Tengellas unike kombinasjon av arbeidstidsordninger, tarifffunksjon, parametere i innstillingene og mapping til tidsplaner og tidsrapporter, følger informasjonen de ulike prosessene frem til endestasjonen, Lønn, som da blir en svært enkel prosedyre. Lønnsansvarlig gjør deretter en kjøring der Tengella beregner de riktige lønnsartene for hver person. Dette sendes så i filen til lønnssystemet ditt, som bare trenger å supplere med for eksempel ferie og skatt.

Tengella er ikke et lønnssystem, og har derfor foreløpig ikke en lønnsmodul, men Tengella gjør det viktige og omfattende forarbeidet med å beregne lønnsarter. Hensikten er å gjøre det effektivt for brukeren når han eller hun skal utarbeide lønn, og å sikre at lønnen blir korrekt.

Oppfølging

Kvalitetskontroller

Med digitale kvalitetskontroller kan du effektivt jobbe med forbedringer av tjenestene dine og produsere gjennomsnittsvurderinger som viser hva som må forbedres i renholdet hos kundene. Det er også en måte å følge opp positive verdier på for å ta kunnskapen videre internt.

Hvis du for eksempel har utført en flyttevask og skal gjøre en sluttkontroll, kan du gå gjennom hvert rom sammen med kunden, og så kan begge parter signere sjekken digitalt.

Øke servicenivået og -kvaliteten overfor både nye og eksisterende kunder
Kvalitetskontrollene lagres digitalt i systemet og kan også sendes på e-post
Oppfølging av karakterverdier i valgfrie perioder

Avvikshåndtering

Med avvikshåndtering i Tengella har du mulighet til å dokumentere og ha et grunnlag for de feil og mangler som oppdages i din virksomhet. En fungerende avvikshåndtering er nødvendig for å kunne kvalitetssikre virksomheten din og er også et krav for sertifisering i henhold til ISO 9001. Mange bedrifter bruker også Tengellas Kvalitetsavvik selv om de ikke er ISO-sertifisert, men har behov for å få god orden og kontroll på de kvalitetsavvikene som oppstår i organisasjonen.

Systemet registrerer sine egne typer og statuser. Registreringene hjelper deretter selskapet med å følge opp at eventuelle tiltak blir utført i tide og av riktig person.

Systemet inneholder en liste over alle avvik som er registrert i systemet, enten de er registrert via mobilvisningen, kundeportalen eller direkte i systemet.

Med avvikshåndtering kan du også automatisk opprette en arbeidsordre (f.eks. back-job) for å planlegge og tidfeste den handlingen som skal rette opp kvalitetsavviket som har oppstått. Det er også mulig å opprette et avvik direkte fra Tengellas Kvalitetskontroller når du oppdager noe som har gått galt.

Etterkalkulasjon og statistikk

For å ha full kontroll over virksomheten har Tengella flere former for prognoser, rapporter og etterkalkyler som bedriften din kan jobbe med for å følge opp virksomheten fra ulike perspektiver på en proaktiv måte. Statistikken som presenteres i disse rapportene er basert på data fra tidsrapportering, fakturering og utarbeidelse av lønn og kan visualiseres både i enkle grafer og detaljerte rapporter med spesifikke prøver.

Eksempler på rapporter:

Lønnsomhetsrapporter for å overvåke lønnsomheten til et bestemt produkt, en bestemt tjeneste eller en bestemt kunde
Faktureringsrapport for å forutse fremtidig fakturering basert på fremtidige tjenester som skal utføres i henhold til tidsplanen
Beleggingsrapporter for ulike statistikker relatert til dine ansatte
Salgsstatistikk for å overvåke ytelsen til tjenester og produkter
Kvalitetskontrollrapporter for å overvåke gjennomsnittspoeng og resultater av utførte kvalitetskontroller
Økonomisk oversikt i dashbordformat for rapportering av omsetning, fakturering per tjeneste osv.

Saksbehandling

Sørg for at du har full kontroll over alle kundeservicesaker og all kundekommunikasjon som kommer inn fra nettsiden, telefon og e-post ved å ha alt samlet på ett sted - i Tengellas Case Management. Du kan også integrere Case Management i en digital kundeportal for bedriftskunder og en mobilapp, My Cleaning Services, for privatkunder.

Effektiv måte å kommunisere med kunder og potensielle kunder på
Effektiv måte å kommunisere internt med de ansatte på
Sikrer at viktige saker blir håndtert av rett person i organisasjonen