I Branschnytt nummer 13 har vi gjort ett reportage med Välstädat i Norrland där vi intervjuat vd Jimmy Westerlund och driftchef Mari Kemppainen. Här får du som läsare ta del av Jimmy och Maris tankar om hur verksamheten ser ut och vilka framgångsfaktorer som hjälpt dem i offentliga upphandlingar
Välstädat i Norrland är ett fullserviceföretag som levererar städtjänster till företag, privatpersoner och föreningar runtom i Norrbotten, med kontor i Luleå, Boden samt Piteå. I intervjun med vd Jimmy Westerlund och driftchef Mari Kemppainen beskriver de bolaget som en premiumleverantör av städtjänster med fokus på hållbarhet och högsta kvalitet. Välstädat är ett dotterbolag till Stålstaden AB och omsätter idag cirka 40 Mkr med strax under 70 anställda.
Hur skulle du beskriva Välstädat som verksamhet?
Vi är ett lösningsorienterat serviceföretag som alltid prioriterar service och kvalitet i de arbeten vi utför såväl som flexibilitet gentemot kunderna. Vår personal är även mycket kompetenta och känner en stolthet i att arbeta på Välstädat, vilket också uppmärksammas ute hos våra kunder, förklarar Jimmy Westerlund.
En viktig del av vår kvalitetssäkring är att vi arbetar hållbart med miljömärkta produkter, vi har exempelvis sedan i fjol även börjat investera i en helt ny bilpark där vi övergår från fossil till eldrivna bilar. Detta är sådant som efterfrågas av våra kunder och kravställs framför allt i offentliga upphandlingar.
Vilka faktorer har enligt dig varit avgörande för att ni har lyckats i offentliga upphandlingar?
Det är flera faktorer som påverkat vår framgång, vi har lagt ner mycket energi på att bli duktiga på att lämna anbud i upphandlingar, här bidrar Tengella med överblick på våra tidigare referensprojekt och vad vi behöver prioritera. I anbudssyfte hämtar vi all vår information från systemet för att kunna uppvisa dokumentation kring exempelvis kvalitetskontroller eller hur vår personal arbetar i form av personallistor och in- och utstämplingar i realtid mot objekten.
Vi står för det vi gör bra och prisar inte ner oss i offentliga upphandlingar, vi lämnar ett så korrekt och riktigt pris för den servicen vi erbjuder. Vi fokuserar på att poängtera vad vi som leverantör har som övriga inte har – ett ökat miljötänk och en väldigt erfaren organisation som hanterar verksamheten på ett bra sätt.
“Tengella är ett kritiskt verktyg för att vi ska känna att vi har kontroll och är optimerade i vårt arbete.”
Ni befinner er i en bransch med låga vinstmarginaler, vilket värde ser du att Tengella bidrar med utifrån din roll som vd?
Tengella är ett kritiskt verktyg för att vi ska känna att vi har kontroll och är optimerade i vårt arbete. Vi har så pass mycket dokumenterat i systemet idag, vi går regelbundet in och analyserar informationen – det blir en kontrollfunktion för att veta att vi gör det vi ska göra på rätt sätt. Just för att det är en lågmarginalbransch är det extremt viktigt att vi är bra på att schemalägga och stämma av vår lönsamhet kontinuerligt på detaljnivå, avslutar Jimmy.
Ni riktar er mot flera kundgrupper, hur gör ni för att leverera städtjänster av premiumkvalitet?
Redan vid introduktion av nyanställda fastställer vi grundlig utbildning tills att vi gemensamt beslutar att kvaliteten Välstädat arbetar med uppfylls. Vi strävar efter kontinuitet i bemanningen av våra uppdrag, det bygger långsiktiga relationer mellan kund och medarbetare, säger Mari Kemppainen.
Inom organisationen prioriterar vi konsekventa arbetssätt, med arbetsbeskrivningar och frekvenslistor samlade i Tengella och i mobilen för personalen. Våra arbetsledare har det största ansvaret för att kvaliteten vidhålls, vilket innebär att de är ute med anställda både för att de ska känna sig sedda och för att validera uppdrag. I grunden handlar det om att vi bryr oss om våra kunder och vår personal. Det är det viktigaste för oss och något som genomsyrar hela vårt sätt att arbeta och kvalitetssäkra.
Vilka funktioner i Tengella har främst hjälpt er att utveckla verksamheten och på vilket sätt?
Med Tengella blir helheten samlad, allt är i samma system från offerter fram till fakturering mot kund. Detta ger oss en viktig överblick utan att använda andra verktyg, vilket effektiviserar verksamheten och minskar risken för misstag.
Uppföljning blir också mycket enklare, då vi kan ta ut rapporter på i stort sett vad som helst från systemet. Tengella är dessutom så pass flexibelt att vi kan anpassa systemet efter våra behov och inte tvärtom – vilket är värdefullt för oss. En annan betydelsefull funktion är ärendehanteringen, vi kan snabbt och direkt besvara frågor från våra kunder. Tengella är ett system vi inte skulle klara oss utan, vi är tacksamma för att det ger oss det stöd vi behöver i vår dagliga verksamhet.
Vilka funktioner anser du är extra värdefulla när man bedriver verksamhet mot offentlig sektor?
I dialog med företagskunder och även i offentliga upphandlingar ställs det höga krav på tydlighet, uppföljning och struktur – det räcker inte bara med att göra ett bra jobb, vi måste också kunna redovisa det. Med hjälp av Tengella kan vi ta ut underlag som exempelvis visar på antalet utförda uppdragstillfällen, resultatet på utförda kvalitetskontroller samt vilka arbetsbeskrivningar vi har på kundens objekt blir därför viktigt för arbetet mot den typen av kunder, avslutar Mari.
” I grunden handlar det om att vi bryr oss om våra kunder och vår personal. Det är det viktigaste för oss och något som genomsyrar hela vårt sätt att arbeta och kvalitetssäkra.”